Noioso! That¡¦s la denuncia che quando si parla di incontri in cima alla lista. Le imprese americane tengono riunioni di 11 milioni di un anno e i partecipanti sono d'accordo che sia sprecato più del 50% di quel tempo. I partecipanti più regolari riunione ammettono a sognare ad occhi aperti (91%), mancante di riunioni (96%), che arrivano in ritardo o lasciando precoce (95%), portando altri lavori con loro (73%) o sonnecchia fuori (39%). Messa a fuoco e mantenere il tuo audience¡¦s l'attenzione è la sfida del meeting planners tutto il mondo. Ci vuole un po' di tempo supplementare e sforzo per pianificare una riunione che si terrà la vostra attenzione audience¡¦s dall'inizio alla fine.
Di testa fuori denunce e garantire la massima produttività, considerare queste questioni importanti in una riunione di programmazione:
Il tempismo è tutto. Don¡¦t in programma una riunione di lunedì mattina, quando le persone stanno cercando di ottenere la loro testa nel gioco, pianificare la loro settimana e rispondere loro email. Evitare di destra dopo pranzo, quando la gente sprofondare nella modalità di protezione accesso alla rete. E dimenticare di tenere una riunione venerdì pomeriggio quando tutti vogliono uscire la porta per il fine settimana.
Invitare le persone giuste. Invitare le persone che saranno il maggior beneficio, coloro che possono dare un contributo reale e quelli con il potere di prendere decisioni. Invia un incontro riepilogo per altre parti interessate. La ricerca indica che i partecipanti 5-9 è il numero ottimale di discussione produttiva e il processo decisionale. Suddividere gruppi più grandi in gruppi di lavoro piccoli dopo l'introduzione iniziale.
Impostare un obiettivo specifico. Le riunioni sono più adatto a rimanere in pista quando i partecipanti conoscono esattamente perché la riunione è stata programmata e l'obiettivo specifico per essere realizzato. Decidere perché you¡¦re sempre insieme. Si tratta di condividere informazioni, brainstorming o prendere una decisione? Inviare ai partecipanti un ordine del giorno prima di un incontro così arrivano preparati.
Rimanere in pista. Gente perde interesse quando una riunione vira fuori pista. Aderire alla vostra agenda e riunione timeline. Cambiando tattica o presentazione media periodicamente aiuterà incontro ridefinizione partecipanti all'ordine del giorno. Tenere un elenco di domande o idee fuori-operazione un lot¡¨ ¡§parking modo da poter continuare con l'ordine del giorno, senza perdere le idee utili che possono essere affrontate più tardi.
Quando persone comunicano, guadagnano il 10% del significato dalle parole, dallo stile consegna il 20% e il 70% da indizi non verbali e linguaggio del corpo. La presentatrice e la presentazione sono più importanti le parole reali nel ricevere il vostro messaggio attraverso. E nel nostro mondo tormentato, multi-tasking, attenzione span isn¡¦t quello che ha usato per essere. Questi fattori sono particolarmente significativi, dato il numero crescente di imprese che stanno usando teleconferenze e videoconferenza per attenuare i crescenti costi di viaggio e restringimento vincoli di tempo impiegato. Riunione pianificatori può prendere una punta da televisione che utilizza la formula: stringere, dazzle e il flusso di rivetto l'attenzione del pubblico.
"XTighten. Stringere il focus della riunione impostando solo uno o due gol. Stringere la vostra consegna con preparazione e pratica. Stringere il controllo dell'ambiente riunione di ottimizzazione di temperatura, ventilazione e illuminazione. In un recente sondaggio, povero parlando delle competenze (monotona voce, ripetizione, over-gesturing e la parola d'ordine eccessivo), mancanza di direzione e di disagio fisico sono stati più citati come cause per la perdita di concentrazione durante le riunioni.
"XDazzle. Essere entusiasta e Condividi la tua passione o credenza nell'attività o il gol. Entusiasmo è contagioso e impegna l'attenzione dei partecipanti. Utilizzare le tattiche elencate di seguito per mantenere l'incontro fresca e interessante. Sveglia gente facendo l'imprevisto: Meet in un ristorante invece della sala conferenza, un gioco, passare a visual media, sollecitare la partecipazione del pubblico, ecc.
"XFlow. Mantenere la continuità di attaccarsi alla vostra agenda e lasso di tempo.
Per mantenere i partecipanti alla riunione eccitata e impegnati, prova questi 10 suggerimenti per lo svolgimento di vostra attenzione audience¡¦s durante un incontro:
1. Utilizzare umorismo. Raccontare una barzelletta, storia divertente o esperienze personali legate al tema dell'incontro. Oppure aprire la presentazione con un divertente diapositiva, famosa citazione o dei cartoni animati. Dilbert è grande per prendere in giro agli incontri e la vita della società.
2. Offrire rinfreschi. Bevande fresche, rinfrescante ¡ v ghiaccio acqua, succo di frutta, soda, iced tea ¡ v e facile da mangiare snack salato o salate può aiutare i partecipanti stare allerta.
3. Occupato le mani. Luogo piccoli jigsaw puzzle, mini kit Lego o piccole lattine di plastilina davanti ad ogni partecipante. Alcune persone pensano e concentrare meglio quando hanno qualcosa a che fare con le loro mani. Invitare coloro che si prendono cura di ¡§to play¡¨, mentre si lavora.
4. Porre una domanda. Porre una domanda all'inizio della riunione, ma dicono i partecipanti don¡¦t si desidera una risposta fino alla fine. Per incoraggiare l'ascolto attivo, offrono un piccolo premio (quartieri per il distributore automatico o un buono di Starbucks) per la prima risposta corretta.
5. I partecipanti di impegnarsi. Incoraggiare e sollecitare la vista e la discussione di tutti i partecipanti. Usare il contatto visivo per disegnare persone. Lanciare una palla Nerf intorno alla stanza. La persona che intercetta la palla deve offrire un commento o suggerimento prima di tirare e a un altro partecipante. Hanno i partecipanti Visualizza accordo o disaccordo tenendo il pollice in su o pollice in giù.
6. Ottenere personali. Credito incontro participant¡¦s quando i fatti, le statistiche e le idee sono presentati. Incoraggiare i partecipanti ad azionariato della riunione offrendo i dettagli del loro coinvolgimento o realizzazioni.
7. Mostrare e raccontare. Utilizzare effetti visivi per ottenere risultati strepitosi. Sveglia le cose con una dimostrazione pratica o grafica di PowerPoint. Utilizzare una varietà di tattiche visual per mantenere fresche le cose.
8. Svelare il mistero. Statistiche e concetti astratti possono causare people¡¦s occhi di smalto. Fornire un confronto comprensibile o spiegare l'implicazione del mondo reale. Quando possibile, riguardano i numeri le vite personali participants¡¦.
9. Scuotere le cose. Pop a q & a o sessione di brainstorming nel bel mezzo di una discussione. Fare qualche gioco di ruolo per rivitalizzare l'attenzione. Solleciti prospettive alternativi e stimolare il pensiero creativo dal passaggio di fogli di carta su cui ogni partecipante scrive un problema o preoccupazione. I documenti vengono passati a destra dove il destinatario ha 60 secondi di scrivere il suo primo pensiero circa il problema. Continuano a passare le carte ogni 60 secondi fino a quando ogni persona ottiene il proprio foglio indietro. Invito al gruppo di condividere e discutere le risposte.
10. Snappy finale. Mantenere la fine della riunione da impantanarsi nel sommario e commenti ripetitivi. Dare a ciascun partecipante un pallone gonfiato. Se egli si sente qualcuno sta avvolgendo su troppo a lungo, egli può pop suo pallone ad aria calda ¡§stop. ¡¨
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