Incontri potrebbero essere considerati un male necessario della vita lavoro quotidiano. Un incontro organizzato male sarà non solo essere una perdita di tempo enorme, ma può anche rovina tua credibilità con i vostri colleghi. È di vitale importanza che imparare le basi di condurre un incontro breve e ben organizzato.
La cosa più importante da fare prima di un incontro per voi è quello di sviluppare un ordine del giorno. Un incontro senza un ordine del giorno è puro e totale caos. Nulla potrà mai ottenere risolta e la riunione sarà trascinarsi per sempre. Un ordine del giorno è come una road map per guidare tutti verso la corretta destinazione. Non nemmeno in considerazione lo svolgimento di una riunione senza uno.
Quando si stanno preparando la tua agenda, identifica l'obiettivo del vostro incontro. Chiaramente il focus dell'incontro all'ordine del giorno. Poi elencare ogni elemento per essere discusso in ordine di importanza. Dare un limite di tempo per ogni elemento ed elencare i risultati attesi. Distribuire l'ordine del giorno una settimana prima della riunione. Verificare che tutti i presenti ha tutte le informazioni di cui hanno bisogno e i presentatori sono chiaro su quanto tempo sono stati assegnati. Mentre l'agenda in circolazione, affermano che l'incontro inizierà il tempo e terminerà il tempo.
Un paio d'ore prima dell'incontro è quello di iniziare, inviare una mail a tutti coloro che è qui per la riunione. Indicare l'ora iniziale della riunione, il luogo e l'ora finale della riunione. Questo è il modo che nessuno avrà una scusa per essere fine o, peggio, dimenticando che essi hanno un incontro a partecipare.
Il giorno di riunione, provare la presentazione. Arrivare in anticipo e confermare che tutto ciò che serve è a posto, come sedie, lavagna e marcatori, copie di dispense, caffè, ecc. Cercate di non dare tutte le dispense all'inizio della riunione, come le persone tendono a leggere le dispense e ignorare gli altoparlanti.
La configurazione migliore per un incontro è una tavola rotonda, dove ognuno può di fronte a altra. Questo favorire la partecipazione e scoraggiare il rallentamento o sonnecchia.
Avviare nel tempo. Spostare l'incontro secondo l'ordine del giorno. Se qualcuno cerca di far deragliare l'ordine del giorno da commenti estenuanti, essere assertivo e ottenere l'incontro sui binari. Offerta di incontrare con quella persona su una base uno a uno, se necessario per mantenere la riunione che scorre.
Se un elemento all'ordine del giorno non è sempre risolto in modo tempestivo, spostare a presiedere la voce e piano di risolvere il problema in un altro momento. Questo vi aiuterà a mantenere la riunione si spostano lungo.
Quando presentare, attenersi al tempo assegnato all'ordine del giorno. Dire che cosa dovete dire frasi semplici in breve. Rispondere alle domande con la risposta più breve possibile ottenere risultati strepitosi e andare avanti. Maggior parte delle persone piace sentire la propria voce. Resistere alla tentazione di elaborare su ogni punto che si fanno solo per sentire il suono della propria voce.
Terminare il vostro meeting sul tempo. Se tutti i problemi non vengono risolti, prendere nota e follow-up a un successivo incontro o attraverso contatti personali. Con l'agenda di destra, può essere mantenuto vostro incontro breve e al punto.
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