In primo luogo c'è il volume soffocante di e-mail. Che è denuncia numero uno. Ma il successivo più grande cruccio che sento dai miei clienti che spendono troppo tempo in riunioni.
Uno qualsiasi di questi commenti anello di true sulle riunioni dove si lavora?
• troppo lungo
• nessuna agenda (o, se c'è uno, non seguiamo)
• escursioni, we get off topic un sacco
• poco è effettivamente deciso
• potrebbe appena distribuito un memo
• il boss fa tutto il parlare
• no segu-attraverso impegni realizzati
Mai abbastanza posso calcolarlo fuori? Con persone così a corto di tempo, sembra chiaro che incontri eccessiva consumano un "carico di madre" del tempo che gente occupata oggi potrebbe mettere a un uso migliore. Perché non abbiamo tempo di "data mining" dalle nostre riunioni?
Se sono d'accordo con me e vuole andare dopo un po' di quel tempo prezioso, adottare i seguenti fondamentali mente impostata sui vostri incontri: considerare ogni incontro come un investimento. Tempo e l'energia dei partecipanti sono risorse preziose. Quando si chiama una riunione, essere sempre pensare a come si può massimizzare il recupero su tutti gli investimenti di tempo.
Qui ci sono sei domande da porsi quindi vostri incontri sarà produttivi e soddisfacente per tutti coinvolti... e impiega meno tempo!
1. Perché sto chiamando questo incontro?
È un fatto spiacevole, ma la ragione più comune sono convocate riunioni è quello di scambiare, raccogliere o trasmettere informazioni. Fai attenzione. Questo può essere un vero spreco di tempo. Se più del 25% del tempo della vostra riunione è informativo, probabilmente c'è un modo più conveniente per realizzare questo, ad esempio posta elettronica o memo.
Detto questo, qui ci sono alcuni molto buoni motivi per convocare una riunione. A...
• Assicurarsi che tutti i partiti hanno la stessa comprensione intorno a un problema
• superficie nuove questioni
• sviluppare strategie e/o piani d'azione
reazione di • indirizzo persone a nuove informazioni, annunci o cambiamenti nei piani di
• risolvere problemi/prendere decisioni
• risolvere le differenze
• assemblare diverse prospettive e ottenere l'impegno
Essere cristallino sul vostro scopo generale prima si convoca una riunione.
2. Quello che voglio in particolare da realizzare?
• Quali sono i reali domande o questioni da affrontare?
• Quali sono i risultati finali o risultati?
• Sarà il gruppo essere decisioni o semplicemente fornire un input?
• Vogliamo sviluppare un piano d'azione con la linea del tempo gli impegni o ci stiamo semplicemente condividere aggiornamenti sulle attività di tutti?
Le risposte a queste domande determinerà l'ordine del giorno, quanto tempo dovrebbe essere il vostro incontro e quanto tempo deve essere allocata per i vari elementi.
3. Quale devo invitare?
Considerare il costo opportunità per qualcuno che frequentano il vostro incontro vs il vantaggio dalla sua presenza. Sfida te stesso circa la cui presenza è veramente essenziale e di cui è facoltativa? Inoltre, ognuno ha bisogno di essere lì per l'intero incontro? Di solito non.
Dove ha senso, sapere gli invitati che è OK a frequentare solo la parte dove si può add–or receive–value. Ulteriormente in questo spirito, rendono assolutamente accettabile per gli invitati a mettere in discussione la necessità per la loro presenza prima di impegnarsi a frequentare. In molte organizzazioni, se si rifiuta un invito, sono visti come svalutando l'incontro... e spesso, per estensione, l'organizzatore della riunione.
4. Cosa devo fare prima della riunione?
Sempre inviare un ordine del giorno, in anticipo, anche se è solo diversi proiettili breve un rapido tramite posta elettronica. Sollecitare elementi come gli altri sarebbe incluso nell'ordine del giorno. Per risparmiare tempo di riunione, distribuire domande, problemi, note, articoli, ecc., per pre-reading e chiedere alle persone di venire disposti a contribuire con loro idee o raccomandazioni. Ricordare gli individui specifici di relazioni o presentazioni che si sono impegnati per rendere.
5. Come devo eseguire l'incontro?
Iniziare a o entro cinque minuti del tempo concordato. Questo immediatamente riconosce il valore di tempo dei partecipanti e onora coloro che arrivano in tempo.
È un fatto della vita organizzativa, tuttavia, che alcune persone arrivare fisicamente in camera all'ora, ma non sono immediatamente "presenti". Essi sono preoccupati, rimuginare su cose che sono successe in precedenza o preoccuparsi di questioni che deve affrontare dopo la riunione. Un segno sicuro è se loro teste sono ancora curvo loro BlackBerry.
Per portare attenzione cosciente della gente a questo, provare apertura con qualcosa di simile, "nessuno ha bisogno di dire o fare qualcosa per poter essere pienamente presente per questo incontro?"
Mantenere il vostro meeting si spostano lungo croccante, secondo l'ordine del giorno. Naturalmente, la discussione può andare fuori pista o un elemento potrebbe essere necessario più tempo. In tal caso, interrompere la conversazione e questo portare all'attenzione del gruppo. Ottenere l'accordo del popolo a deviare dall'ordine del giorno.
A volte il gruppo semplicemente ottiene bloccato, bloccato in un disaccordo o lottando sopra una definizione dei termini. Come si riconosce quando succede? Energia del gruppo buona indication–the si scende. Quando questo accade, interrompere la conversazione e descrivere che cosa stanno osservando. Dire qualcosa di simile:
• "Pensare che siamo bloccati" o "Ci si sente come noi abbiamo a corto di vapore"
• "Chiunque altro sente in questo modo?"
• "George e Sally, tu hai state sostenendo questo stesso punto per gli ultimi quaranta minuti. Abbiamo bisogno di andare avanti."
6. Qual è il modo migliore per chiudere il mio incontro?
Avvolgere sempre con questi due elementi:
1. "W3" – che cosa farà da quando? Questo chiarisce le decisioni prese e invita la responsabilità di prendere delle persone per la loro implementazione.
2. Poi, splendere la luce brevemente sul "come" è andato il vostro incontro, con un processo veloce debriefing: "che cosa abbiamo fatto bene oggi? Che cosa, se non altro, possiamo fare per essere più efficace la prossima volta?"
Se ti avvicini i vostri incontri con queste sei domande in mente, tutti lo apprezzeranno. Il vostro investimento pesante in incontri sarà resa restituisce maggiore. Le riunioni si impiega meno tempo.
E persone che lo frequentano dovrà trovare qualcos'altro da gripe circa... una volta che sono esauriti da lamentano tali e-mail infernale.
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